15. Přihláška na akci nebo tábor

Na akci nebo tábor přihlašujete dítě (nebo sebe) z rodinného účtu. Nabídka je v menu Akce. Texty prohlášení a informace o zpracování údajů pro akce jsou zatím pracovní verze (označené „koncept“) a čekají na schválení radou.

15.1 Co vidíte v nabídce

V menu zvolte Akce.
U každé zveřejněné akce uvidíte termín, místo, ceny pro členy a pro nečleny a počet volných míst. Akce, které se teprve připravují, a zrušené akce se nezobrazují; plánované akce jsou v samostatné kartě (viz níže).
U každé osoby z rodiny je buď tlačítko Přihlásit na akci, nebo stav (přihlášen(a), náhradník), nebo důvod, proč se zatím nejde přihlásit.

Členové se mohou přihlásit dřív než ostatní, termíny otevření ukazuje akce. Od prvního dne akce už se přihlásit nedá.

Pod nabídkou může být karta Plánované akce. Jsou to akce, které chystáme, ale ještě nejsou potvrzené: vidíte jen název, termín, místo a oddíl, abyste si termín mohli poznamenat. Termín se ještě může změnit a přihlásit se zatím nejde. Když není vypsaná žádná akce k přihlášení, nad kartou je napsáno „Teď není vypsaná žádná akce, na kterou by se dalo přihlásit.“ Až akci potvrdíme, přesune se do nabídky s cenou a tlačítkem Přihlásit na akci. E-mail o tom nepřijde, nabídku si občas zkontrolujte. Když se plánovaná akce nakonec nekoná, z karty zmizí.

15.2 Přihlášení

U jména zvolte Přihlásit na akci.
V kartě Zdravotní údaje zkontrolujte Zdravotní pojišťovnu a Zdravotní omezení, alergie a diety, které se předvyplní z údajů dítěte, a podle potřeby je opravte (v údajích dítěte se tím nic nezmění). Vyplňte Plavecké schopnosti; nic nemusíte psát, když se vás netýkají.
V části Léky, které dítě užívá napište každý lék na jeden řádek. Začněte psát název a vyberte lék z nabídky, nebo napište celý název sami (například doplněk stravy nebo lék ze zahraničí, který v nabídce není). Do Kdy a kolik napište, kdy a kolik ho dítě bere, například „ráno 1 tableta“ nebo „při bolesti hlavy“. Prázdné řádky se neukládají. Když řádky nestačí, další léky řekněte zdravotníkovi při předání dítěte na akci. Nabídka léků je z databáze léčivých přípravků SÚKL. Lék vybraný z nabídky uvidí zdravotník akce i s odkazem na jeho příbalový leták.
V kartě Kontakt během akce zkontrolujte jména, telefony a e-maily zákonných zástupců. Když něco nesedí, zvolte Upravit kontakty v rodině a údaje opravte.
V kartě Prohlášení zaškrtněte všechna prohlášení (u tábora pět, u ostatních akcí čtyři), bez nich se přihláška odeslat nedá: pravdivost údajů; seznámení s podmínkami akce, dostupnost rodičů a vyzvednutí dítěte do 24 hodin a náhrada škody způsobené úmyslně; určení hlavního vedoucího a zdravotníka jako osob podle § 31 zákona o zdravotních službách (informace, přítomnost, souhlas se zdravotními službami) a odvoz k lékaři soukromým vozidlem; zpracování zdravotních údajů; jen u tábora i to, že posudek vystavil registrující praktický lékař dítěte. Pokud dítě není členem, potvrďte i informaci o zpracování osobních údajů. Nepovinně můžete zaškrtnout souhlas s pořizováním a použitím fotografií a videí dítěte k dokumentaci a propagaci činnosti (na 10 let, správci jsou Pionýrská skupina Čáslav a Pionýr, z. s.). Členové tento souhlas dávají v registračním listu, proto se jim tu nenabízí.
Zvolte Odeslat přihlášku.

Hlavní vedoucí a zdravotník se v prohlášení ukazují e-mailem jejich účtu. Dokud nejsou určeni, formulář to napíše; prohlášení můžete potvrdit i tak.

Co se stane po odeslání:

Je-li volné místo, je dítě přihlášen(a) a přijde e-mail s potvrzením a cenou.
Je-li akce plná, dítě je náhradník. Uvolní-li se místo, první náhradník se posune a přijde mu e-mail. Předbíhat se nedá.
Platba za akci se zatím neeviduje, pokyny k placení dostanete od vedoucích.

Dokud spolek nevyplní své údaje (název a sídlo jsou v textu prohlášení), se místo formuláře ukáže hláška „Přihlášky zatím nejde podávat: spolek ještě nevyplnil své údaje“.

Když formulář odešlete dvakrát, vznikne jen jedna přihláška. Dítě nejde přihlásit na stejnou akci dvakrát, dokud je přihlášené. Když se něco nepovede, stránka ukáže, co opravit, a vyplněné údaje zůstanou.

Zdravotní údaje vidí jen ti, kdo je pro akci potřebují: hlavní vedoucí a zdravotník akce, vedoucí oddílu dítěte a statutární orgán, vždy s dvoufázovým ověřením. Do e-mailů se nepíšou a seznam přihlášených v administraci je nezobrazuje.

Souhlas s fotografiemi odvoláte na stránce rodiny v kartě Přihlášky na akce tlačítkem Odvolat souhlas s fotografiemi. Odvolání platí do budoucna a souhlas jde dát znovu při další přihlášce.

15.3 Posudek a prohlášení o bezinfekčnosti

K přihlášce patří dokumenty, každý se nahrává zvlášť: prohlášení o bezinfekčnosti (podepisuje zákonný zástupce, obvykle den před odjezdem) u všech akcí a jen u tábora také posudek o zdravotní způsobilosti (vystavuje registrující praktický lékař dítěte). U ostatních akcí se posudek nenabízí ani nevyžaduje.

Na stránce rodiny najděte kartu Přihlášky na akce. U přihlášky vidíte, které dokumenty už jsou nahrané (nahráno) a které chybí.
Zvolte Dokumenty k akci.
U příslušného dokumentu vyberte soubor (sken nebo fotku ve formátu PDF, JPG nebo PNG, nejvýš 10 MB) a zvolte Nahrát soubor.

Co platí:

Dokumenty jde nahrát nejpozději v poslední den akce. Potom už to nejde.
Další nahrání nahradí předchozí soubor. Původní soubor se smaže. Zvolte Nahradit soubor.
Nahraný soubor si můžete zkontrolovat tlačítkem Stáhnout nahraný soubor. Vidí ho jen vaše rodina.
Soubory se ukládají šifrovaně. Vidí je hlavní vedoucí a zdravotník akce, vedoucí oddílu dítěte a statutární orgán. Administrace u přihlášky ukazuje jen to, zda dokument je, nebo chybí.
Šest měsíců po posledním dni akce se soubory smažou a z přihlášky zmizí zdravotní údaje (pojišťovna, omezení, léky, plavání). To platí i pro odhlášené a zrušené přihlášky. Například po akci, která skončila 31. 7., se údaje smažou od 1. února.
Samotná přihláška (bez zdravotních údajů) se uchovává 5 let po posledním dni akce a pak se smaže. Po tu dobu se nesmaže ani dítě a rodina, která se na akci přihlásila.

Když se soubor nepodaří nahrát, stránka napíše proč (nejčastěji špatný formát nebo moc velký soubor). Zmenšete fotku nebo ji uložte jako PDF a zkuste to znovu. U zrušené nebo odhlášené přihlášky už dokumenty nahrát nejde.

Po táboře najdete u přihlášky v kartě Přihlášky na akce tlačítko Zdravotní list z tábora. Je to výpis z deníku zdravotníka: teploty, zdravotní a střevní potíže, klíšťata, vši a úrazy, které u dítěte na táboře zapsal. Ukáže se den po posledním dni tábora (když jste si dítě odvezli dřív, ode dne odjezdu), a jen když zdravotník dítě přijal nebo u něj něco zapsal. Během tábora zápisy v aplikaci nevidíte. List je k dispozici půl roku po táboře, pak se deník smaže. Když se vám něco nezdá, obraťte se na hlavního vedoucího tábora.

15.4 Faktura za tábor

Za tábor platíte fakturou. Vystaví se sama hned po přihlášení na tábor, s cenou, která je na přihlášce. Náhradníkovi se vystaví, až postoupí mezi přihlášené. Za kratší akce (ne tábor) a za akce zdarma se faktura nevystavuje.

Fakturu vám do několika minut pošle e-mailem MyÚčto, účetní program PS. Přijde na e-mail zákonného zástupce. Účastníkovi, který byl v den přihlášení zletilý, přijde na jeho e-mail; když ho nemá vyplněný, přijde na e-mail účtu, ze kterého byla přihláška odeslána.
Na stránce rodiny v kartě Přihlášky na akce u přihlášky uvidíte číslo faktury, částku a stav: faktura se připravuje, faktura čeká na zaplacení, faktura zaplacena.
Zaplaťte převodem na účet PS z e-mailu. Číslo faktury je variabilní symbol, bez něj platbu nepřiřadíme. Stav se změní na faktura zaplacena do několika hodin po připsání platby.

Když faktura nepřišla, podívejte se do nevyžádané pošty. Pokud tam není a stav je dál faktura se připravuje nebo potíž s fakturou, nebo u faktury stojí, že e-mail s ní se nepodařilo odeslat, hospodář PS to vidí a ozve se vám. Můžete napsat i vy.

Po odhlášení z tábora se faktura zruší a platit ji není potřeba (stav faktura stornována). Než se zrušení dokončí (obvykle pár minut), stojí u přihlášky faktura se ruší a fakturu už neplaťte. Stejný stav uvidíte, pokud jste ji už zaplatili: hospodář PS ji zruší ručně a ozve se vám kvůli vrácení peněz.

15.5 Odhlášení

Na stránce rodiny najděte kartu Přihlášky na akce.
U přihlášky zvolte Odhlásit z akce a potvrďte Ano, odhlásit.

Po odhlášení se místo uvolní pro prvního náhradníka. Fakturu za tábor to zruší (15.4). Od prvního dne akce se odhlásit nedá, obraťte se na vedoucího. Dítě se pak může přihlásit znovu, dokud je přihlašování otevřené.

15.6 Když akci někdo zruší

Zruší-li akci statutární orgán, všechny přihlášky se zruší a dostanete e-mail. Na stránce rodiny u nich stojí „akce zrušena“. Faktura za tábor se zruší.
Zruší-li přihlášku vedoucí, dostanete e-mail s důvodem.

15.7 Tým tábora: posudek a prohlášení pro dospělé

Pokud je někdo z vaší rodiny v týmu tábora (hlavní vedoucí, zástupce, zdravotník nebo vedoucí), objeví se na stránce rodiny karta Tým na akcích a v Co je potřeba udělat úkol. Člen týmu nahrává dokumenty za sebe, stejně jako účastník.

V kartě Tým na akcích zvolte Dokumenty k akci u svého jména.
U posudku o zdravotní způsobilosti a u prohlášení o bezinfekčnosti vyberte soubor (PDF, JPG nebo PNG, nejvýš 10 MB) a zvolte Nahrát soubor.

Co platí:

Posudek se připomíná hned, prohlášení o bezinfekčnosti až 7 dní před začátkem tábora.
Nahrát jde nejpozději v poslední den tábora; u zrušeného tábora už ne.
Další nahrání nahradí předchozí soubor. Soubor si můžete zkontrolovat tlačítkem Stáhnout nahraný soubor, vidí ho jen vaše rodina.
Soubory se ukládají šifrovaně a vidí je stejné role jako u účastníků (statutární orgán, hlavní vedoucí a zdravotník akce, vedoucí oddílu). Šest měsíců po posledním dni tábora se smažou. Záznam o tom, že jste byli v týmu, se uchovává 5 let po posledním dni tábora.
Do týmu vás zapisuje správa akce podle e-mailu u vaší osoby. Když kartu nevidíte, ale máte v týmu být, zkontrolujte, že máte u své osoby vyplněný E-mail.