02. Moje rodina

Stránka rodiny je hlavní stránka aplikace. Ukáže se hned po přihlášení, odjinud se na ni vrátíte odkazem Moje rodina v horním menu nebo kliknutím na logo. Najdete na ní všechny členy rodiny, zákonné zástupce, stav registrace u každého člena a platební údaje k členskému příspěvku. Nahoře je karta Co je potřeba udělat (viz 02.7), pod ní vlevo karty Členové rodiny a Zákonní zástupci, vpravo Členský příspěvek na rok RRRR.

Po každém uložení nebo odeslání se nahoře stránky jednou ukáže zelená zpráva, co se stalo a co bude dál (třeba že přijde e-mail). Po dalším kliknutí zmizí.

RRRR je v tomto návodu rok, který aplikace doplní sama. Od listopadu je to už příští rok: stránka pak nabízí prodloužení a registrační listy na příští rok.

Přihlášení a účet popisuje 01. Přihlášení a účet.

02.1 První kroky: váš profil

Po založení účtu začněte svým profilem. Na stránce Moje rodina zvolte Vyplnit svůj profil a vyplňte své údaje jako zákonný zástupce dětí (vztah k dětem, jméno, telefon a e-mail; e-mail účtu je předvyplněný). Po Uložit se založí rodina a aplikace vás vyzve k přidání dětí, viz 02.2. Rodinu nezakládáte ani nepojmenováváte.

Dítě do 18 let jde přidat až po vyplnění profilu. Bez něj formulář dítě neuloží a ukáže hlášku „Vyplňte nejdřív svůj profil rodiče“.

Registrujete jen sebe a je vám 18 let? Profil zástupce nevyplňujte a zvolte Přidat dospělého člena. Dítě do rodiny přidáte později, až doplníte zákonného zástupce. Když pak chcete přidat své dítě, formulář nového člena nabídne tlačítko Zákonným zástupcem je … s vaším jménem. Formulář zástupce se předvyplní vašimi údaji (jméno, příjmení, telefon, e-mail), stačí je zkontrolovat, zvolit vztah k dětem a uložit. Potom dítě přidáte.

Pokud vás zletilý člen pozval k převzetí členství do vlastního účtu, ukáže se tu i výzva Zobrazit pozvánku a převzít členství. Profil vyplňovat nemusíte, rodina se založí při převzetí.

02.2 Přidání dítěte nebo dospělého

Zvolte Přidat dítě nebo dospělého a vyplňte údaje jako na registračním listu Pionýra. Dítě do 18 let jde přidat jen tehdy, když už je v rodině zákonný zástupce, viz 02.1. Formulář má karty Osobní údaje, Trvalé bydliště, Kontakt na člena, Třída, Zdraví a Zákonní zástupci.

V kartě Zákonní zástupci zaškrtněte, kdo z rodiny dítě zastupuje (nejvýš dva). Když má rodina jen jednoho nebo dva zástupce, jsou zaškrtnutí předem. Když jich má víc (třeba po spojení dvou rodin, viz 02.8), vyberte je sami, jinak aplikace dítě neuloží.

Zvolte Uložit. Tím člověk v rodině přibude, ale členem spolku ještě není. Členem se stane až po odeslání registračního listu, jeho přijetí spolkem a zaplacení příspěvku, viz 03. Registrace nového člena.

Zdravotní údaje ukládáme šifrovaně. Vidí je jen vedoucí oddílu a vedení spolku. Do PDF registračního listu ani do hlášení Pionýru se nedostanou. U člověka, který není členem spolku a jezdí jen na akce, se zdravotní pojišťovna a omezení smažou 6 měsíců po jeho poslední akci; před další akcí je znovu vyplníte v přihlášce.

02.3 Úprava a odebrání člena rodiny

Klikněte na jméno člena (nebo Podrobnosti a historie), na stránce člena zvolte Upravit údaje, opravte údaje a zvolte Uložit (nebo Zpět bez uložení). Změny vidí vedoucí. Spolek je podle potřeby předá Pionýru.

Datum narození jde měnit jen do odeslání první přihlášky. Pak je pole jen ke čtení, protože podle data narození se počítá příspěvek a plnoletost. Je-li datum chybné, napište vedoucímu oddílu; opravu zařídí správce aplikace.

Dole na stránce úprav je karta Odebrat z rodiny s tlačítkem Odebrat z rodiny. Jde jen u toho, kdo ještě nikdy neměl členství ani přihlášku. U člena nebo bývalého člena aplikace odebrání nedovolí a ukáže hlášku „Osoba má záznam o členství, nelze ji smazat“. Ukončení členství řeší vedoucí.

02.4 Zákonní zástupci

U dětí je potřeba alespoň jeden zákonný zástupce, bez něj registrační list dítěte vyplnit nejde. Karta Zákonní zástupci je na stránce rodiny hned pod Členové rodiny.

Zvolte Přidat zákonného zástupce a vyplňte vztah k dětem (matka, otec, jiná osoba), jméno, telefon a e-mail. Adresu vyplňte jen tehdy, když se liší od bydliště dětí; i tady ji stačí začít psát a vybrat z nabídky. U prvního zástupce je předvyplněný e-mail, kterým se přihlašujete.

Každé dítě má své zákonné zástupce, nejvýš dva. V kartě Koho zastupuje ve formuláři zástupce zaškrtnete, které děti zastupuje; u nového zástupce jsou předem zaškrtnuté děti, které ještě dva zástupce nemají. V kartě Zákonní zástupci na stránce rodiny je u každého zástupce napsáno, koho zastupuje. Registrační list, karta člena, kontakty pro vedoucí, přihlášky na akce i e-maily o dítěti berou vždy zástupce toho dítěte.

Rodina může mít nejvýš čtyři zákonné zástupce (například dva rodiče a jejich noví partneři). Zástupce upravíte kliknutím na jméno a tlačítkem Uložit. Odebrat ho jde v kartě Odebrat zákonného zástupce tlačítkem Odebrat. Zástupce, který je jediným zástupcem některého dítěte, odebrat nejde; nejdřív u dítěte vyberte jiného zástupce. Když chcete zástupce vyměnit, přidejte nejdřív nového a pak odeberte starého.

02.5 Co uvidíte u každého člena

Pod jménem člena je jeho stav na aktuální rok:

• bez přihlášky na rok RRRR s tlačítkem Vyplnit registrační list RRRR: člověk zatím členem není. Postup je v 03. Registrace nového člena. U dítěte, když v rodině ještě není zákonný zástupce, je místo něj věta „Registrační list půjde vyplnit, až bude v rodině zákonný zástupce“ a tlačítko Přidat zákonného zástupce, viz 02.4.
• čeká na potvrzení s tlačítkem Potvrdit údaje a prodloužit na rok RRRR: člen z minulého roku, kterému je potřeba prodloužit členství, viz 04. Prodloužení členství.
• Stav přihlášky nebo členství s rokem. Registrační list v PDF najdete na stránce člena, viz 02.6:

• Podepsaný list: v pořádku, čeká na kontrolu, vrácen nebo chybí. Když list chybí, je hlavní tlačítko Nahrát podepsaný list, viz 03.4 Podepsaný registrační list.

Hlavní tlačítko u člena je vždy jen jedno. Vedle něj je Podrobnosti a historie, které vede na stránku člena se všemi dalšími možnostmi.

02.6 Stránka člena a historie členství

Na stránku člena se dostanete kliknutím na jeho jméno nebo tlačítkem Podrobnosti a historie. Odkaz Moje rodina nahoře vede zpět. Stránka má karty:

• Registrace na rok RRRR: stejný stav a hlavní tlačítko jako na stránce rodiny. Když je podepsaný list nahraný a čeká na kontrolu, je tu tlačítko Podepsaný list.
• Členství po letech: tabulka všech let, kdy byl člen přihlášený, nejnovější nahoře. U roku je stav, oddíl, příspěvek (zaplaceno s datem, nebo čeká na platbu s odkazem na platební údaje) a odkaz PDF na registrační list. U let, kdy se list vyplňoval na papíře, PDF není.
• Údaje: bydliště, kontakt, třída a jestli jsou vyplněné zdravotní údaje. Samotné zdravotní údaje uvidíte jen po zvolení Upravit údaje.
• Akce: přihlášky člena na akce s tlačítkem Dokumenty k akci. Odhlásit z akce jde na stránce rodiny v kartě Přihlášky na akce.
• Vlastní účet (jen u člena od 18 let): tlačítko Převzetí členství do vlastního účtu. Zletilý člen tak může své členství spravovat sám ze svého účtu, viz 03.5 Převzetí členství zletilým členem.

02.7 Co je potřeba udělat

Karta Co je potřeba udělat nahoře na stránce vypisuje všechno, co od vás spolek právě potřebuje, každý úkol s tlačítkem, které vás dovede na správné místo:

• nahrát podepsaný registrační list, který chybí nebo který jsme vrátili k opravě (Nahrát podepsaný list),
• potvrdit údaje a prodloužit členství na rok RRRR (Prodloužit členství),
• zaplatit členský příspěvek, pokud zbývá něco doplatit (Platební údaje),
• nahrát posudek o zdravotní způsobilosti k táboru a týden před začátkem akce také prohlášení o bezinfekčnosti (Dokumenty k akci). Náhradníkům se dokumenty nepřipomínají, dokud se nepřesunou mezi přihlášené.

Naléhavé úkoly (příspěvek po splatnosti, dokumenty těsně před akcí) mají štítek Naléhavé a jsou nahoře. Úkol zmizí sám, jakmile je hotový: u platby po jejím načtení z banky, viz 05.4 Kdy se platba objeví. Když nic nečeká, stránka napíše „Teď na vás nic nečeká.“

Vyplnění registračního listu pro někoho, kdo ještě není členem, mezi úkoly není. Je dobrovolné a najdete ho u člena v kartě Členové rodiny.

02.8 Společný účet rodiny

Každý účet patří k jedné rodině a vidí jen ji. Když se má o děti starat víc lidí z jedné domácnosti (druhý rodič, nový partner, babička) nebo když mají dva rodiče každý svou rodinu (třeba každý s dítětem z dřívějšího vztahu), spojte je do jednoho společného účtu rodiny. Spojená rodina platí jeden příspěvek a nevlastní sourozenci se počítají do sourozenecké sazby.

Na stránce rodiny zvolte v kartě Zákonní zástupci tlačítko Společný účet rodiny.

Pozvání dalšího účtu

1. Zadejte e-mail, se kterým se pozvaný přihlašuje, zaškrtněte, že berete na vědomí, co spojení znamená, a zvolte Poslat pozvánku.
2. Pozvanému přijde e-mail. Pozvánka platí 14 dní a jen pro tuto adresu. Dokud ji nepřijme, vidíte ji na stejné stránce a můžete ji tlačítkem Zrušit pozvánku zrušit. Nová pozvánka na stejnou adresu tu předchozí zruší.

Přijetí pozvánky

Přihlaste se účtem s adresou, na kterou pozvánka přišla (nebo si s ní založte účet a adresu ověřte). Na stránce rodiny uvidíte upozornění Máte pozvánku do společného účtu rodiny. Zvolte Zobrazit pozvánku, přečtěte si, co přijetím přijímáte, zaškrtněte potvrzení a zvolte Přijmout pozvánku → Ano, spojit rodiny.

• Pokud ještě rodinu nemáte, váš účet se k rodině jen připojí.
• Pokud už rodinu máte, spojí se s rodinou, která vás pozvala: děti, dospělí, zákonní zástupci (každý dál u svých dětí), přihlášky na akce a zprávy přejdou do ní. Rodina dál platí pod variabilním symbolem rodiny, která zvala.
• Příspěvky, které vaše rodina už měla předepsané, se nemění. Uvidíte je dál v kartě příspěvku a zaplatíte je pod jejich dosavadním variabilním symbolem. Společný předpis se sourozeneckou sazbou za děti obou rodin vznikne až při dalším předpisu (další registrace nebo prodloužení). Děti, které už jsou v předpisu vaší původní rodiny, v něm zůstanou a do sourozenecké sazby se počítají.
• Všem účtům spojené rodiny přijde e-mail, že se rodiny spojily.

Všechny účty spojené rodiny vidí a mohou měnit údaje všech jejích osob, i zdravotní. Spojení nejde v aplikaci vrátit; když se domácnost rozdělí, napište vedení spolku.

Kdy to nejde

• Vaši rodinu spravuje i další účet (třeba druhý rodič vašich dětí): takto ji spojit nejde, protože by o sdílení údajů rozhodl jen jeden z vás. Napište vedení spolku, spojení zařídí po domluvě se všemi účty.
• Spojená rodina by měla víc než čtyři zákonné zástupce: nejdřív v jedné z rodin odeberte zástupce, kteří žádné dítě nezastupují.
• Pozvánka vypršela, byla zrušena nebo už je přijatá: aplikace napíše „Pozvánka už neplatí.“ Požádejte o novou.
• Pozvánku nevidíte: zkontrolujte, že jste přihlášení účtem s adresou, na kterou přišla, a že je adresa ověřená.

02.9 Stažení všech údajů rodiny

Všechno, co o vaší rodině v aplikaci evidujeme, si můžete stáhnout v jednom souboru. Na stránce Moje rodina najdete dole kartu Stažení údajů rodiny; zvolte Stáhnout údaje rodiny. Prohlížeč uloží soubor moje-rodina-RRRR-MM-DD.json. Soubor je určený pro počítače (jde načíst do tabulky nebo předat jiné službě) a otevřete ho v libovolném textovém editoru.

Co v souboru je

• údaje rodiny a přihlašovací e-maily účtů (bez hesel a bez přihlašovacích odkazů),
• všichni členové rodiny se všemi údaji, které jste zadali, včetně zdravotní pojišťovny a zdravotního omezení,
• zákonní zástupci a to, které děti zastupují,
• členství po jednotlivých letech, u podepsaných listů jen seznam (kdy a jaký soubor byl nahrán),
• souhlasy a prohlášení s verzí textu a časem udělení nebo odvolání,
• předpisy příspěvků a došlé platby,
• přihlášky na akce včetně zdravotních údajů, dokud se nesmažou, u nahraných dokumentů jen seznam (druh, velikost, kdy nahráno), ne jejich obsah,
• odpovědi na schůzky a docházka, zprávy, které rodina dostala, a pozvánky do společného účtu,
• čas v souboru je uvedený v UTC (v létě o 2 hodiny, v zimě o 1 hodinu méně než u nás).

Soubor obsahuje zdravotní údaje dětí. Uložte ho jen na bezpečné místo a neposílejte ho e-mailem bez ochrany. Každé stažení se zapíše do záznamu změn (kdo a kdy, bez obsahu souboru).

Co jinde zařídit

Opravu údajů uděláte sami na stránce člena (viz 02.3). Omezení zpracování a výmaz údajů, které už nejsou potřeba, vyřizuje statutární zástupce spolku: napište vedení spolku, odpoví do jednoho měsíce. Údaje, které musí spolek ze zákona nebo podle směrnice uchovávat (například členství), smazat nejde.

Když vám tlačítko chybí, nemáte založenou rodinu: nejdřív založte rodinu podle 02.1.